DOCUMENTATION
L'agenda des maths va collecter une fois par jour à 18h les informations sur les sites web des laboratoires (souvent au format iCal) ou sur le service de gestion de conférence de Mahrice : https://indico.math.cnrs.fr (format JSON)Ils sont ensuite visibles depuis le portail Math sous forme d'une interface web interactive avec une visualisation géographique des événements.
Si vous utilisez d'autres formats (déconseillé) voir l'ancienne documentation accessible ici.
DEFINITION
Un séminaire est un ensemble d'événements, annonces de colloque etc.
Une annonce est un événement (les deux termes sont utilisés) unique.
Sommaire
Connexion
- Pour déclarer un séminaire, il d'abord se connecter sur le calendrier :
Vous devez utiliser votre compte d'établissement. Une fois connecté, vous arrivez sur l'interface d'administration
- Interface d'administration :
Vous avez accès à un tableau de bord permettant de gérer vos séminaires et annonces. Vous trouverez aussi les logs des collectes de vos séminaires.
Gestion des séminaires
Depuis l'interface d'administration, aller dans "Mes séminaires" et
Les champs à remplir :
-
URL (obligatoire): url qui sera moissonnée pour récupérer les événements :
- format iCal : information
-
format JSON : information
Exemple pour un séminaire géré via Indico : l’URL du séminaire Laurent Schwartz de l’IHES est https://indico.math.cnrs.fr/category/78/
Il a donc le numéro 78 sur le site Indico, il faudra saisir dans l'URL : https://indico.math.cnrs.fr/export/categ/78.json
- Parser (obligatoire) : format de l'information récupérée sur l'URL
- Catégorie (obligatoire) : comme son nom l'indique permet de catégoriser le séminaire et ainsi permet un filtrage dans le portail maths
- Titre du séminaire (obligatoire)
- Organisations (obligatoire) : choix de l'entité responsable de la mise en ligne de ces événements (choix multiples possibles). Sert à trier les événements et à les localiser : pour changer la localisation d'un événement, c'est ici
- URL décrivant le séminaire : vous pouvez ajouter un lien vers le site Web lié à votre séminaire
- Contact : vous pouvez ajouter un contact administratif autre que le vôtre : votre email est automatiquement associé à la création du séminaire
- Autoriser le parsing : vous pouvez désactiver la collecte de ce séminaire temporairement
Une fois ces informations renseignées, il faut enregistrer le séminaire. En ré éditant le séminaire vous aurez la possibilité de forcer la collecte via
afin de voir si la collecte se déroule correctement (attention, les événements collectés ne seront pas directement visibles depuis le portail math, il y a un cache qui est mis à jour tous les jours vers 20h)
Les événements collectés sont visibles dans la liste "Mes annonces". Ils peuvent être édités afin de modifier la localisation car par défaut la localisation de l'événement est l'adresse du laboratoire associé.
Gestion des annonces
Une annonce est un événement unique : il y a deux méthodes pour ajouter une annonce :- l'annonce est gérée par un outil qui propose un export iCal ou JSON : dans ce cas, la méthode est d'ajouter un séminaire et de renseigner l'url voulue, cela sera pris en compte
exemple pour un événement hébergé par Indico : l'URL de l'événement est : https://indico.math.cnrs.fr/event/4309/
l'URL de moissonage sera : https://indico.math.cnrs.fr/export/event/4309.json
Intérêt de cette méthode : si il y a un changement, il sera répercuté automatiquement sur l'agenda - en déclarant l'événement directement dans le calendrier via "Mes annonces" ->
-
Calendar : si cette annonce est liée à un séminaire déjà existant, elle sera en read-only.
A priori, une annonce déclarée directement par ce formulaire n'appartient pas à un séminaire car sinon le conseil est de déclarer l'annonce dans la source du séminaire.
(le fait d'appartenir à un séminaire rend l'annonce read-only) - Organisation (obligatoire): Le ou les institutions déclarant cette annonce : utiliser pour le filtrage des événements sur le portail
- Date début (obligatoire) et date de fin
- Orateurs : ce champ bien que non obligatoire est important pour les chercheurs
- Titre (obligatoire)
- Description : détail de l'annonce
- Organisateur
- Lieu : ce champ sera utilisé pour renseigner la salle ou autres informations locales, ville et pays sont les champs suivants
- Pays : choisir le pays où aura lieu l'annonce si la localisation de l'annonce est différente de celle du laboratoire organisateur
- Ville : renseigner la ville où aura lieu l'annonce si la localisation de l'annonce est différente de celle du laboratoire organisateur
- Site Web : site web décrivant l'événement
- Visible : on peut temporairement désactiver l'affichage de l'annonce (attention, pour le portail maths, la prise en compte est à 19h)
- Type d'événement: important car sert aussi au filtrage sur le portail maths
Formats requis pour l'export des séminaires
Cet outil est capable de moissoner différents formats : JSON et iCal sont recommandés- information sur le format iCalendar ici
- format JSON : il faut prendre exemple sur le JSON généré par Indico : cf. https://github.com/indico/indico/blob/master/docs/source/http_api/exporters/categ.rst#events
Filtrage des événements
Pour assurer une certaine cohérence sur le portail public, l'outil filtre selon ces critères :- il faut que l'événement ait un titre ET une date de début ET une date de fin
- il faut que le titre soit différent de : 'a venir' ou 'no summary' ou 'relache' ou 'ferie' ou 'vacance' ou 'pas de seminaire'
ou 'tba' ou 'a preciser' ou 'à venir' ou 'confirmer' (peu importe la casse et accentuation)
SAUF si un orateur est défini